BizConnect: แพลตฟอร์มบริหารจัดการงานไมซ์ครบวงจรจาก TCEB

เพื่อยกระดับขีดความสามารถของผู้ประกอบการไมซ์ไทยในยุคดิจิทัล สำนักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ (องค์การมหาชน) หรือ TCEB ได้พัฒนา BizConnect ขึ้นในฐานะแพลตฟอร์มดิจิทัลที่รองรับการจัดงานอย่างครบวงจร ตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผนงาน การลงทะเบียนผู้เข้าร่วม การเชื่อมต่อพันธมิตรทางธุรกิจ ตลอดจนการสรุปผลและวิเคราะห์ข้อมูลหลังจบงาน 

ด้วยฟังก์ชันที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ลดภาระงานด้านปฏิบัติการ และเสริมสร้างประสบการณ์ที่ดีให้แก่ผู้เข้าร่วมงาน ทั้งในด้านระบบลงทะเบียนออนไลน์ การสแกนเช็คอินแบบไร้สัมผัส และรายงานการวิเคราะห์แบบเรียลไทม์ BizConnect จึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้การจัดงานมีความเป็นมืออาชีพและได้มาตรฐานยิ่งขึ้น

เพื่อสะท้อนการใช้งานจริงจากมุมมองของภาคเอกชน เราได้รวบรวมประสบการณ์ตรงจากผู้ประกอบการไมซ์ 4 ราย ที่ได้นำ BizConnect ไปประยุกต์ใช้ในการจัดงานอย่างมีประสิทธิภาพ

BizConnect ทำให้ Flow หน้างานดีขึ้น

ชลชนก พลเมืองดี ผู้ร่วมก่อตั้งและกรรมการผู้จัดการของบริษัท All for Good ผู้ใช้งาน BizConnect มาตั้งแต่เริ่มต้นประมาณ 5-6 ปี ให้ความเห็นว่า BizConnect ได้เข้ามาช่วยในการจัดงานอีเวนต์ต่าง ๆ ของบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนของการลงทะเบียนหน้างานที่สะดวกสบายมาก ไม่ว่าจะเป็นการใช้ QR Code หรือการค้นหาด้วยชื่อก็ทำได้อย่างรวดเร็ว คุณชลชนกมองว่าระบบนี้ช่วยประหยัดเวลา และทำให้การไหลของผู้เข้าร่วมงานที่หน้างานดีขึ้น นอกจากนี้ยังแนะนำว่า BizConnect เหมาะสำหรับทุกคน ทุกงาน ไม่ว่าจะเป็น Event Organizer โดยตรง หน่วยงานราชการ หน่วยงานเอกชน หรือสมาคมต่าง ๆ เพราะมีฟังก์ชันให้เลือกใช้มากมายตามความต้องการ

โดยคุณชลชนกพูดถึงประสบการณ์การใช้งานว่า “พอเราใช้ระบบ BizConnect หน้างานแบบลงทะเบียนออนไลน์ เราสามารถใช้ได้ทั้ง QR Code หรือจะค้นด้วยชื่อก็ได้ ทำให้สะดวกและประหยัดเวลา ก็ทำให้ Flow หน้างานดีขึ้น”

BizConnect สร้างความประทับใจแรกให้กับผู้ร่วมงาน

คุณวิทยา เหล่าธีรศิริ ประธาน Young Enterpreneur Chamber of Commence (YEC) จังหวัดเชียงราย เล่าให้ฟังว่าหอการค้าจังหวัดเชียงรายมีการจัดกิจกรรมที่หลากหลายและมีผู้เข้าร่วมจำนวนมากถึง 800-1000 คนในบางงาน ได้เล่าถึงความท้าทายเดิมที่ต้องใช้ฟอร์มทั่วไปในการลงทะเบียน ทำให้ดูไม่เป็นมืออาชีพและไม่สามารถยืนยันตัวตนหรือเก็บข้อมูลผู้ที่มาจริงได้

หลังจากที่ได้นำ BizConnect มาใช้ในงานสัมมนาใหญ่ คุณวิทยาพบว่า BizConnect ทำให้งานดูมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น และช่วยในการจัดการผู้เข้าร่วมจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ ฟังก์ชันการสแกน QR Code ที่หน้างานมีความสำคัญ และที่สำคัญที่สุดคือสามารถ นำข้อมูลที่ได้จากการลงทะเบียนและผู้ที่มาจริง (check-in) ไปใช้ต่อได้ นอกจากนี้ระบบนี้ติดตั้งง่าย และทีมงาน BizConnect ให้การสนับสนุนที่ดี ทั้งในการตั้งค่า แก้ปัญหา และพร้อมสนับสนุนหน้างาน การใช้ BizConnect ยังช่วยลดขั้นตอนการต่อคิวของผู้เข้าร่วมงาน และลดจำนวนเจ้าหน้าที่ที่ต้องดูแลการลงทะเบียนหน้างานได้อย่างมาก ซึ่งสิ่งเหล่านี้ช่วยสร้างความประทับใจแรกให้กับผู้เข้าร่วมงานได้เป็นอย่างดี

BizConnect เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เรามอนิเตอร์ได้แบบ Real Time และได้ข้อมูลสำหรับพัฒนาอีเวนต์ครั้งต่อไป และมีความยืดหยุ่นในการเลือกใช้ฟังก์ชันต่าง ๆ

“ผู้เข้างานมีแค่ QR Code แล้วเรามีแค่ตัวสแกนปึ๊บ ก็คือเรียบร้อย เขาสามารถเข้าร่วมงานได้เลย ผมว่าอันนี้โอเคที่สุดแล้วครับ” คุณวิทยากล่าวระหว่างสัมภาษณ์

เจ้าหน้าที่ BizConnect ดูแลดีมาก ช่วยเราแก้ปัญหา

คุณศิริกานต์ ภักดี เจ้าหน้าที่บริหารสถาบันชาและกาแฟ ม.แม่ฟ้าหลวง จัดงานประชุมวิชาการเป็นหลัก โดยทั่วไปมีผู้เข้าร่วมประมาณ 300 คน ได้เริ่มใช้ BizConnect ในปี 2023 ก่อนหน้านี้การลงทะเบียนเป็นเรื่องที่ซับซ้อน ยุ่งยาก ต้องใช้คนจำนวนมาก และผู้ลงทะเบียนก็ไม่มั่นใจว่าจะลงสำเร็จหรือไม่ หลังใช้ BizConnect ก็พบว่าระบบนี้ช่วย จัดระเบียบงานให้เป็นระบบมากขึ้น การลงทะเบียนรวดเร็ว ทำให้ผู้ร่วมงาน ประทับใจ ไม่ต้องรอคิวนาน และไม่ต้องมาคอยหาชื่อด้วยตนเอง ประโยชน์ที่ชัดเจนคือ ช่วยลดจำนวนเจ้าหน้าที่ที่ต้องทำงานหน้างานได้ถึงครึ่งหนึ่ง (จากเกือบ 10 คน เหลือประมาณ 4-5 คนสำหรับงาน 300 คน)

คุณศิริกานต์ยังประทับใจฟังก์ชัน Real-time monitor ที่ช่วยให้ทราบจำนวนผู้ลงทะเบียนเพื่อวางแผนการประชาสัมพันธ์ และการที่ผู้ลงทะเบียนได้รับอีเมลยืนยันทำให้มั่นใจว่าลงทะเบียนสำเร็จ  และยังกล่าวอีกว่า BizConnect ช่วยสร้างความมั่นใจให้กับทั้งผู้จัดงานและผู้เข้าร่วมงาน และเหมาะมากสำหรับงานประชุมไม่ว่าจะขนาดเล็ก (เคยใช้กับงาน 60 คน) หรือขนาดใหญ่ โดยรวมคือช่วยในเรื่อง ความสะดวกสบาย ลดขั้นตอน ลดเวลา ลดการใช้คน

อีกประโยชน์ของ BizConnect คือสามารถทำหน้าที่เป็นเว็บไซต์ให้ข้อมูลงานได้ด้วย และมีการทำงานที่รวมทั้งระบบข้อมูล การลงทะเบียน และการจ่ายเงินไว้ด้วยกัน

คุณศิริกานต์กล่าวทิ้งท้ายถีงประสบการณ์การใช้งานว่า “สำหรับใครที่คิดว่า BizConnect ใช้งานยากก็ไม่ต้องกลัวนะคะ เพราะว่ามีเจ้าหน้าที่ที่ดูแลแล้วก็ช่วยเหลือซัพพอร์ตเราในเวลาติดปัญหาค่ะ เต็มที่มาก ๆ ค่ะ”

ระบบ Analytics แบบเรียลไทม์ช่วยตัดสินใจระหว่างงาน

คุณณัฐพล เจริญ ผู้จัดการแผนกจัดงานแสดงสินค้า ICC HATYAI (ศูนย์ประชุมนานาชาติฉลองสิริราชสมบัติครบ ๖๐ ปี)  ซึ่งจัดงานหลากหลายทั้ง Exhibition (10,000-20,000 คน) และงานประชุม (100-200 คน) โดยความท้าทายของการลงทะเบียนคือต้องทำให้ผู้เข้าร่วมสะดวกที่สุด มีขั้นตอนน้อยที่สุด ขณะเดียวกันก็ต้องเก็บข้อมูลได้ ซึ่งระบบเดิมเป็นเอกสารต้องมีการแปลงข้อมูลที่ยุ่งยาก

BizConnect จึงเข้ามาตอบโจทย์นี้ด้วย ระบบลงทะเบียนที่ใช้งานง่าย มีความรวดเร็ว รองรับทั้งการลงทะเบียนล่วงหน้าและ Walk-in และสามารถสแกน QR Code เพื่อเข้างานได้ทันที ซึ่งช่วย สร้างความประทับใจแรก ได้ดี ยังสามารถออกแบบ interface ด้วย artwork ของงานได้ แล้วฟังก์ชันที่ ประทับใจมากคือระบบ Lucky Draw ที่ดึงข้อมูลผู้ลงทะเบียนมาใช้ได้ทันที

BizConnect ถูกนำมาใช้ในงานแสดงสินค้าขนาดใหญ่อย่าง World CEX และช่วยเก็บฐานข้อมูลผู้เข้าร่วมงานเพื่อใช้ในการประชาสัมพันธ์ในอนาคต คุณณัฐพลเน้นว่า ระบบ Real-time analytics มีประโยชน์มากในการมอนิเตอร์จำนวนผู้เข้างาน ณ ขณะนั้นเพื่อตัดสินใจ เช่น การเริ่มงาน และ Data Analytics หลังจบงานช่วยวิเคราะห์ข้อมูลผู้เข้าร่วมงาน เช่น ทราบข่าวจากช่องทางใด สนใจสินค้าประเภทใด เพื่อวางแผนการจัดงานครั้งต่อไปและเลือกช่องทางการประชาสัมพันธ์ได้อย่างตรงจุด เขาแนะนำว่า BizConnect เหมาะกับงานทุกประเภท ทั้งงานประชุมและงานแสดงสินค้า เพราะช่วยให้การจัดการมีประสิทธิภาพมากขึ้น

คุณณัฐพลยกเคสการใช้งานให้ฟังว่า “ระบบ Analytics ที่เป็น Real Time เอาไว้ดูว่าตอนนี้ผู้เข้าร่วมประชุมมาแล้วเท่าไหร่จากที่ลงทะเบียนไว้ ช่วยตัดสินใจว่าเราจะเริ่มงานแล้วหรือยังเลย เราจะดีเลย์งานไปอีกนิดนึง”

จากประสบการณ์ของผู้ใช้งาน BizConnect ทั้ง 4 ท่าน จะเห็นได้ว่าระบบนี้เป็นแพลตฟอร์มที่ได้รับการยอมรับว่ามีบทบาทสำคัญในการ ยกระดับการจัดงาน ช่วยให้กระบวนการต่าง ๆ ตั้งแต่การประชาสัมพันธ์ การลงทะเบียน การชำระเงิน ไปจนถึงการจัดการหน้างาน สะดวก รวดเร็ว และเป็นมืออาชีพมากขึ้น ทำให้ผู้จัดงาน ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ลดภาระงานและจำนวนเจ้าหน้าที่ พร้อมทั้งสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้เข้าร่วมงาน นอกจากนี้ ความสามารถในการเก็บและวิเคราะห์ข้อมูล (Event Analytics) ทั้งแบบ Real-time และหลังจบงาน ยังเป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่ช่วยในการตัดสินใจ แก้ไขปัญหา และวางแผนสำหรับอนาคต ซึ่งทั้งหมดนี้ได้รับการสนับสนุนจากทีมงาน BizConnect ที่พร้อมช่วยเหลือผู้ใช้งานด้วย